الجمعة، 16 أغسطس 2013

طريقة حماية وقتك الثمين من إزعاج الآخرين

كل شخص لديه وقت في يومه يعتبره هو الوقت الذهبي المناسب للتفكير والعمل، فبعض الناس يطيب له العمل والإنجاز في الصباح وبعضهم بعد منتصف الليل وكل شخص له وقته الذي يناسبه لإنجاز مهامه، يفترض لكل شخص أن يعرف هذه الفترة الرائعة من يومه ويستثمرها بالشكل الصحيح، فبعد أن تدرك هذه الفترة من يومك وتعرف أنك على سبيل المثال تكون جاهزاً ومؤهلا للإنجاز في تلك الساعة أو السويعات، قم بعزل نفسك قدر الإمكان عن أي مؤثرات قد تقطع عليك وقت الجميل وتفسد عليك انهماكك في العمل، فربما بينما تكتب تقريراً يأتيك اتصال هاتفي او تنبيه بوصول بريد الكتروني او شخص يأتي بجانبك ليسألك عن امر اعتيادي، كل هذه المؤثرات تتسبب لك في عدم التمكن من الاستثمار الناجح للفترة الذهبية من يومك، حاول ان تبتعد عن الأماكن التي يوجد بها اشخاص يتحدثون بجوارك اثناء هذه الفترة وكذلك حاول عزل نفسك عن أي تنبيهات كالهاتف او البريد الإلكتروني، ربما لاتتمكن من منع الآخرين من الدخول عليك في مكان عملك أثناء تركيزك، كأن يدخل عليك شخص يطلب منك أن تقرا خطاب ويطلب منك ملاحظاتك عليه، إن موافقتك من عدمها مؤثر رئيسي على استثمار وقتك الذهبي الذي تقوم بالإنجاز فيه وربما تكون منشغلا في مهمة استراتيجية بالنسبة لك، لذلك لاتتردد بأن تشعر الطرف الآخر بأنك مشغول بإمكانك مثلا أن تقول لامانع ولكن ليس الآن فأنا مشغول وسأقوم بذلك في الوقت الفلاني، بهذه الطريقة انت قلصت الوقت الذي استخدمته للرد على الطرف الآخر وجعلته يدرك إنشغالك ويرضى بتأجل المهمة لوقت آخر إن كانت المهمة قابلة للتأجيل.
لكن هذه الطريقة ربما لاتكون عملية بشكل كافي لذلك من الواجب عليك
أن تشعر الآخرين بانشغالك قبل أن يبادرو إلى الدخول إليك ويمكنك فعل ذلك بطريقة بسيطة، اصنع ثلاث بطاقات حمراء وصفراء وخضراء وضع أحدها على باب مكتبك او بالقرب منك وذلك حسب وضعك فالخضراء تفيد أنك متاح لأي دخول أو سؤال بينما الصفراء فتفيد بإنك تقوم بأداء عمل يتطلب عدم الإزعاج ولكن لامانع من دخول أحد إن كان ذلك مهماً والحمراء تشعر الآخرين بإنك تقوم بإداء مهمة وتحتاج الوقت والتركيز المناسبين وهذه المهمة قد أوشكت من تاريخ التسليم وأي دخول أو استفسار سيؤثر بشكل سلبي على العمل ولاتسمح إلا بالدخول من أجل الضرورة القصوى والتي ربما تكون مرتبطة بنفس المهمة التي تعمل عليها.
هذا المفهوم ربما يزيد من أدائك ويساعد في رفع مستوى انجازيتك في وقتك الذهبي الذي تفضل العمل فيه وفي نفس الوقت لايجعل بينك وبين الآخرين حواجز عندما تكون متاحاً للحوارات الجانبية او اللقاءات الودية أثناء العمل، ففي كثير من الأحيان قد تطغى الحوارات الجانبية على اوقات العاملين وقد يحدث العكس فتقل الحوارات الجانبية التي تكون العلاقات مع بقية العاملين ويصبح العمل أكثر جفافاً بسبب تخوف البعض من تعطيل الآخرين عن أداء مهامهم.
إن معظم المهام التي نقوم بها ليست استراتيجية تحقق اهدافنا وتساعدنا على التقدم نحو غاياتنا لذلك يجب أن لانعطيها النسبة الكبرى من أوقاتنا ونعيد توجيه مخزوننا من الوقت لإنجاز المهام القليلة الكبيرة التي تحقق أهدافنا وغاياتنا وخططنا الاستراتيجية.ا